技巧 150 使用条件格式创建图表
Excel 2010中对条件格式功能进行了比较大的改进,条件格式不仅仅是帮助显示数值的一个工
具,在某些情况下,还可以用来代替一个图表。
在Excel 2010中使用条件格式的方法是选中—个或多个单元格区域,然后选择【开始】选项卡一
【样式】组一【条件格式】下拉菜单中的一个功能。我们通常用来建立图表功能的是:数据条、色
阶和图标集。本技巧将介绍如何使用数据条与图标集功能。
150.1 使用数据条创建图表
如果希望只显示数据条,而不显示数值,可以勾选【仅显示数据条】复选框。
【类型】下拉菜单和【值l文本框,可以设置如何生成数据条。默认情况下,“最短数据条”为
区域中的最小值,“最长数据条”为区域中的最大值,其他选项介绍如下。
●数字:输入一个固定的数值。如果区域中一个数值小于“最短数据条”选项中的数值,数
据条将显示最短数据条;如果区域中一个数值大于“最长数据条”选项中的数值,数据条将显示最
长数据条。
●百分比:输入一个0%~10006的百分比值。数据条的长度取决于数值的范围,例如如果区
域类数值范围是从1~20,将“最短数据条”选项中百分比值设置为20%,单元格内小于等于4(即
20的20%)时,数据条显示最短数据条。而将“最长数据条”选项中百分比值设置为80%,单元
格内大于等于1 6(即20的80%)时,数据条显示最长数据条。
●公式:输入一个求值公式。如果公式涉及单元格引用,必须使用绝对引用。
●百分点值:输入一个0%~100%的百分比值。与“百分比”选项不同,“百分点值”选项
将数据按大小排列等级,再根据等级次序设置数据条的长度。例如如果区域中数据为1~10,共
10个数值,将“最短数据条”选项中百分点值设置为30%,单元格内小于等于3.7(最小值+(最
大值一最小值)×0.3)的数值,数据条显示为最短数据条。而将“最长数据条”选项中百分点值
设置为80%.单元格内大于等于8.2(最小值+(最大值一最小值)×0.8)的数值,数据条显示
为最长数据条。
某些情况下,使用数据条可以替代图表,尤其是需要在多个不相邻区域创建图表,并且对于每
个区域都要使用相同的刻度进行比较。如图150-3所示,此图表由数据条创建,方法是按住<Ct rl>
键,选中这些不相邻区域,然后选择【开始】选项卡一【条件格式】下拉菜单一【数据条】功能,
选择一种合适的颜色即可。
数据条操作简单,容易掌握,但存在如下限制。
●数据条只能以明暗渐变的方式显示,无法设置纯色或其他渐变方式。
● 数据条不能很好处理负数,通常条形图的负值向相反方法显示,而数据条无法做到o
●数据条并不精确,甚至会严重“歪曲”数据。如图150-4所示,数值大部分在10000~30000,
然后有一个例外值25,将“最短数据条”【类型】设置为“数字”,并在【文本框】中输入“10000”o
根据上述规则,如果区域中一个数值小于“最短数据条”选项中的数值,数据条将显示最短数据条,
因此,25的数据条长度与10000 -样。
150.2使用图标集创建图表
图标集条件格式是在—个或多个单元格区域内显示—个图标,图标由每个单元格内的数值相对于区
域内其他单元格数值的大小情况决定o Exce12010提供了1 7种图标集,每种图标集的数目为3~5个。
图150-5所示为一个城市名称和销售数量的单元格区域,图标集应用在第2列,最简单的使用
方法是:选择82:814单元格,然后选择【开始】选项卡一【条件格式】下拉菜单一【图标集】功
能一选择【三个符号(无圆圈)】即可。
在图标集功能中,图标总是左对齐,没有办法让其居中对齐或右对齐,如图150-6中的第2~8
行所示,D列的图标看起来像应用于C列的数值。
一种处理方法是让单元格区域的数字居中对齐,如图150-6中的第11~17行所示。或者让单
元格区域的数字左对齐,如图150-6中的第20~26行所示。
另一种处理方法是仅显示图标,操作方法是:选中单元格区域,然后选择【开始】选项卡一【条
件格式】下拉菜单一【新建规则】功能,打开【新建格式规则】窗口,在【格式样式】下拉菜单中
选择【图标集】,在【图标样式】下拉菜单中选择【四等级】,然后勾选【仅显示图标】复选框,最
后单击【确定】按钮,如图150-7所示。