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office教程资料:
技巧 152 完成图表制作后的检查

    在制作完图表后,应该进行一次全面的检查,以确保制作的图表准确无误地传递信息。一般而
言,需要注意以下几个方面。
 
152.1  检查图表元素是否齐全
 
    一幅专业的图表必须具备的元素有:标题(主标题和副标题)、绘图区、图例、脚注以及其他
图表元素等。这些元素不仅必须具备,而且摆放位置必须合理,在完成图表制作前还须对这些元素
进行详细的检查,检查的内容有:
 
    ●  主标题和副标题是否准确无误地阐述图表所传递的主要信息:
    ●  检查计量单位是否无误:
    ●图例说明是否齐全:
    o绘图区数据系列是否齐全,多系列之间是否划分清晰:
    ●如有数据标签,数据标签是否准确,位置是否合理:
    ●主垂直(值)坐标轴数值是否正确:
    o如有副垂直(值)坐标轴,是否与主坐标轴区分清晰,数值是否准确;
    ●水平坐标轴名称是否准确齐全;
    ●脚注、备注信息是否具备。
 
152.2检查原始数据中的公式
 
    图表只是呈现数据的一种方式,其正确与否取决于制作图表的原始数据。而原始数据的来源可
能较为复杂,如手工输入、公式、Access数据库、SQL数据库,甚至是网页引用等,为了避免造
成图表的错误,需要对原始数据进行检查。
 
    多数情况下,制作图表的原始数据中会使用公式,Excel 2010提供了错误检查功能,在制作图
表时,单击【公式】选项卡中的【错误检查】下拉按钮,单击【错误检查】选项,Excel 2010将帮
助我们逐步检查工作表上的错误,如图152-1所示。

 图152-1  错误检查

表152所示是Excel 2010公式中的常见错误及其处理方法。

表152    常见错误及其说明

152.3刷新外部数据源
 
    当图表中引用外部数据时,Exce}默认在打开文件时更新一次数据,然后每隔60分钟刷新一次
数据。比如在两次更新的间隔时间内生成的图表,很可能没有引用最新的数据。为了避免这种情况,
在制作图表前单击【数据】选项卡中的【全部刷新】按钮,确保制作的图表使用最新的数据来源,
如图152-2所示。

图152-2刷新数据
 


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